మీరు ఏదైనా జాబితాను తయారు చేయవలసి వస్తే, Excelని డిఫాల్ట్ రిపోజిటరీగా చూడటం ఉత్సాహం కలిగిస్తుంది: అన్నింటికంటే, ఇది మీ కోసం లేదా కొంతమంది సన్నిహిత సహోద్యోగుల కోసం వస్తువుల యొక్క చిన్న జాబితా మాత్రమే.
డేటా సేకరణ మరియు ప్రాసెసింగ్‌ని ఆటోమేట్ చేయడానికి లెక్కల సూత్రాలు లేదా స్థూల ప్రోగ్రామింగ్ వంటి మరింత అధునాతనమైనది మీకు బహుశా అవసరం కావచ్చు.
దురదృష్టవశాత్తూ, మీరు ఎక్సెల్ లేదా ప్రత్యర్థి స్ప్రెడ్‌షీట్ ప్రోగ్రామ్‌లో సులభంగా పని చేయడం కూడా దాని అతిపెద్ద సమస్యల్లో ఒకటి. ఎక్సెల్‌లో చిన్న ప్రాజెక్ట్‌గా ప్రారంభమయ్యేది చాలా పెద్దదిగా మారుతుంది, ఆ సమయంలో మీరు వేగం మరియు స్థిరత్వ సమస్యలు లేదా మీరు పరిష్కరించలేని అభివృద్ధి సమస్యను కూడా ఎదుర్కోవచ్చు.
ఇంకా, పెద్ద డేటా నిర్వహణ పనులు తరచుగా సంస్థ, అమలు, ఫైల్‌ల వర్గీకరణ, డేటాబేస్ నిర్వహణ, వినియోగదారు సహకారం మరియు మరిన్ని వంటి ముఖ్యమైన సవాళ్లను అందిస్తాయి. డేటాబేస్ యొక్క నిర్మాణాన్ని విచ్ఛిన్నం చేయడానికి అవసరమైనదల్లా డేటాను తప్పు ప్రాంతంలో ఉంచడం, డేటాను అస్థిరంగా టైప్ చేయడం లేదా ఒకే షీట్‌లో ఇద్దరు వ్యక్తులు పని చేయడం. అనేక విషయాలు తప్పు కావచ్చు, దీని వలన సమయం ఆలస్యమవుతుంది మరియు డేటా నష్టం సాధ్యమవుతుంది.
ఈ కథనం Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు ఎదురయ్యే అత్యంత సాధారణ సమస్యలను వివరిస్తుంది, వాటిని ఎలా పరిష్కరించాలి మరియు బదులుగా డేటాబేస్‌కు మారడం మంచిది.
సమస్య #1: ఎక్సెల్ మల్టీ-యూజర్ ఎడిటింగ్
ఎక్సెల్ సిస్టమ్‌లు సేంద్రీయంగా పెరిగినప్పుడు, ఒక వినియోగదారు ఏదైనా నిర్దిష్ట సమయంలో వర్క్‌బుక్‌ను తెరిచినప్పుడు మీరు త్వరగా సమస్యలను ఎదుర్కొంటారు మరియు అది ఇప్పటికే తెరిచి ఉందని రెండవ వ్యక్తికి తెలియజేయబడుతుంది. రెండవ వినియోగదారు చదవడానికి మాత్రమే సంస్కరణను రద్దు చేయవచ్చు, వేచి ఉండవచ్చు లేదా వీక్షించవచ్చు. అవతలి వ్యక్తి వర్క్‌బుక్ నుండి నిష్క్రమించినప్పుడు మీకు తెలియజేస్తామని Excel యొక్క వాగ్దానం ఒక జూదం, ఇది తరచుగా స్థితిని తనిఖీ చేయదు మరియు ఇది మీకు ఎప్పటికీ జ్ఞానాన్ని అందించదు. అలా చేసినప్పటికీ, మరొకరు లాగిన్ చేసి మీ ముందు ఫైల్‌ని తెరవవచ్చు.
“సోలో యూజర్” ప్రభావాలను నివారించడానికి, మీరు Excel ఆన్‌లైన్‌ని ఉపయోగించవచ్చు (Excel యొక్క కట్-డౌన్, వెబ్ ఆధారిత వెర్షన్) లేదా ఆన్ చేయవచ్చు షేర్డ్ వర్క్‌బుక్స్ లక్షణం. స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను ఎలా భాగస్వామ్యం చేయాలో ఇక్కడ శీఘ్ర గైడ్ ఉంది.
- మీకు కావలసిన స్ప్రెడ్‌షీట్‌ని తెరిచి, దానిపై క్లిక్ చేయండి ఫైల్ ఎగువన.
- తరువాత, ఎడమ వైపున ఉన్న మెనులో, క్లిక్ చేయండి షేర్ చేయండి కొత్త విండోను తెరవడానికి.
- ఇప్పుడు, మీరు స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న వినియోగదారు సమాచారాన్ని నమోదు చేయండి.
మీరు డేటాను అనేక వర్క్‌బుక్‌లుగా విభజించవచ్చు, తద్వారా వేర్వేరు వ్యక్తులు వేర్వేరు వర్క్‌బుక్‌లపై ఒకరి కాలి వేళ్లతో తొక్కకుండా పని చేస్తారు.
సమస్య #2: Excel షేర్డ్ వర్క్‌బుక్స్
Excel ఆన్‌లైన్ డిఫాల్ట్‌గా బహుళ ఎడిటర్‌లను అనుమతిస్తుంది, కానీ ఇది చాలా ఎక్కువ కార్యాచరణను కోల్పోతోంది. సేవ చాలా సరళమైన పనులకు కాకుండా దేనికీ పోటీదారు కాదు. భాగస్వామ్య వర్క్‌బుక్‌ల ఫీచర్ అది పని చేయాలని అనిపించినప్పటికీ, ఇది పరిమితులతో నిండి ఉంది. ఉదాహరణకు, వర్క్‌బుక్ షేర్ చేయబడితే మీరు పట్టికను సృష్టించలేరు లేదా సెల్‌ల బ్లాక్‌ను తొలగించలేరు.
ఎక్సెల్ సిస్టమ్‌లు సేంద్రీయంగా పెరిగినప్పుడు, ఎప్పుడైనా ఒక వినియోగదారు మాత్రమే వర్క్‌బుక్‌ని తెరవగల సమస్య మీకు ఎదురవుతుంది.
కొన్ని ఆన్‌లైన్ Excel పరిమితులకు పరిష్కారాలు ఉన్నాయి. ఇతరులకు, ఇది ఇప్పటికే సెటప్ చేసిన వర్క్‌బుక్‌ని ఉపయోగించడం కంటే వర్క్‌బుక్ యొక్క నిర్మాణాన్ని మార్చే విషయం-కానీ ఈ దృశ్యం తరచుగా దారిలోకి వస్తుంది. ఫలితంగా, మీరు సాధారణ, సింగిల్-యూజర్ వర్క్‌బుక్‌ని ఉపయోగించే విధంగానే షేర్డ్ వర్క్‌బుక్‌ను ఉపయోగించడం అసాధ్యం.
వర్క్‌బుక్ సేవ్ చేయబడిన ప్రతిసారీ షేర్ చేసిన వర్క్‌బుక్‌లలో మార్పులు వినియోగదారుల మధ్య సమకాలీకరించబడతాయి. ఈ చర్య సమయం ముగిసిన షెడ్యూల్‌లో ఉంచబడుతుంది, ఉదాహరణకు ప్రతి ఐదు నిమిషాలకు సేవ్ చేయవలసి వస్తుంది. అయినప్పటికీ, సాధారణ పొదుపు యొక్క ఓవర్ హెడ్ మరియు ప్రతి వినియోగదారు యొక్క మార్పుల ట్రాకింగ్ చాలా పెద్దది. వర్క్‌బుక్‌లు త్వరగా పరిమాణాన్ని పెంచుతాయి మరియు మీ నెట్‌వర్క్‌పై ఒత్తిడిని కలిగిస్తాయి, ఇతర సిస్టమ్‌లను నెమ్మదిస్తాయి.
సమస్య #3: ఎక్సెల్ లింక్డ్ వర్క్‌బుక్స్
బహుళ వర్క్‌బుక్‌లలో మీ డేటాను విభజించడం వలన బహుళ-వినియోగదారు సవరణ సమస్యకు పరిష్కారం లభిస్తుంది. అయినప్పటికీ, అవి వాటి మధ్య లింక్‌లను కలిగి ఉండవలసి ఉంటుంది, తద్వారా ఒకదానిలో నమోదు చేయబడిన విలువలు మరొకదానిలో ఉపయోగించబడతాయి. వర్క్‌బుక్‌ల మధ్య లింక్‌లు ఒక వర్క్‌బుక్‌లో వ్యక్తిగత షీట్‌లను కలిగి ఉండకుండా ప్రత్యేక డేటాను ప్రత్యేక ఫైల్‌లలో ఉంచడానికి కూడా ఉపయోగపడతాయి.
చిరాకుగా, ఈ లింకులు నిరాశ మరియు అస్థిరతకు మరొక మూలం. మూలం మరియు గమ్యం మార్గాల మధ్య వ్యత్యాసంతో సహా మూలాధార వర్క్‌బుక్‌కు పూర్తి మార్గం లేదా సాపేక్షంగా సహా అవి సంపూర్ణంగా మారతాయి. ఇది సహేతుకమైనదిగా అనిపించినప్పటికీ, ప్రతి రకమైన లింక్‌ను ఎప్పుడు ఉపయోగించాలో నిర్ణయించడానికి మరియు వాటిని మార్చడానికి Excel రహస్య నియమాలను ఉపయోగిస్తుంది.
నియమాలు అనేక ఎంపికల ద్వారా నిర్వహించబడతాయి మరియు లింక్‌లను చొప్పించే ముందు వర్క్‌బుక్‌లు సేవ్ చేయబడిందా లేదా అనే దాని ఆధారంగా. మీరు వర్క్‌బుక్‌ను సేవ్ చేసినప్పుడు లేదా తెరిచి ఉపయోగించినప్పుడు కూడా లింక్‌లు మారుతాయి ఇలా సేవ్ చేయండి ఉపయోగించి ఫైల్‌ను కాపీ చేయకుండా, నకిలీని చేయడానికి ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్. ఈ గందరగోళం మరియు అనిశ్చితి యొక్క ఫలితం ఏమిటంటే, వర్క్‌బుక్‌ల మధ్య లింక్‌లు సులభంగా విరిగిపోతాయి మరియు విరిగిన లింక్‌ల నుండి కోలుకోవడం చాలా సమయం తీసుకునే ప్రక్రియ. ప్రభావితమైన ఫైల్‌లకు ఎవరూ యాక్సెస్‌ను పొందలేరు.
మీరు ప్రత్యేకంగా క్లిక్ చేయకపోతే ఫైల్‌లు తెరిచినప్పుడు మాత్రమే లింక్ చేయబడిన డేటా నవీకరించబడుతుంది డేటా > ప్రశ్నలు & కనెక్షన్లు > లింక్‌లను సవరించండి > విలువలను నవీకరించండి. ఇక్కడ శీఘ్ర ప్రదర్శన ఉంది.
- మీకు కావలసిన స్ప్రెడ్‌షీట్‌ని తెరిచి, క్లిక్ చేయండి సమాచారం ఎగువన.
- ఇప్పుడు, గుర్తించండి ప్రశ్నలు &కనెక్షన్లు మరియు క్లిక్ చేయండి లింక్‌లను సవరించండి.
- అప్పుడు, ఎంచుకోండి విలువలను నవీకరించండి.
మీ లింక్‌లు రెండు వర్క్‌బుక్‌ల మధ్య కాకుండా మూడు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ కవర్ చేసినట్లయితే, మీరు అప్‌డేట్ చేయబడిన ఏవైనా డేటా ప్రాసెస్‌లను సరైన క్రమంలో, మొదటి నుండి రెండవది నుండి మూడవ వరకు ఉండేలా చూసుకోవడానికి మీరు అన్ని వర్క్‌బుక్‌లను సరైన క్రమంలో తెరవాలి. మీరు మొదటి వర్క్‌బుక్‌లో విలువను మార్చి, ఆపై మూడవదాన్ని తెరిస్తే, రెండవ వర్క్‌బుక్ దాని విలువలను అప్‌డేట్ చేయనందున అది ఎటువంటి మార్పులను చూడదు.
ఈ డేటా చైనింగ్ లాజికల్‌గా ఉంటుంది, అయితే ఇది సమాచారం తప్పుగా ఉండే అవకాశం లేదా మీరు ఇప్పటికే ఎవరో ఎడిట్ చేస్తున్న వర్క్‌బుక్‌ని తెరవడానికి ప్రయత్నించే అవకాశం పెరుగుతుంది.
వాస్తవానికి, మీరు లింక్ చేసిన వర్క్‌బుక్‌లను పూర్తిగా నివారించేందుకు ప్రయత్నించవచ్చు, కానీ మీరు ఒకే డేటాను ఒకటి కంటే ఎక్కువ వర్క్‌బుక్‌లలో నమోదు చేసే అవకాశం ఉంది మరియు దానితో ప్రతిసారీ కొద్దిగా భిన్నంగా టైప్ చేసే ప్రమాదం ఉంటుంది.
సమస్య #4: ఎక్సెల్ డేటా ధ్రువీకరణ
ఏదైనా కంప్యూటర్ సిస్టమ్‌లోని డేటాలోకి లోపాలు ప్రవేశించవచ్చు: వ్యక్తులు పదాలను తప్పుగా టైప్ చేస్తారు లేదా మార్పులేని క్రమబద్ధతతో అంకెల్లో అంకెలను మారుస్తారు. మీ డేటా నమోదు చేయబడినప్పుడు దాన్ని తనిఖీ చేయకుంటే, మీరు సమస్యలను ఎదుర్కొంటారు.
డిఫాల్ట్‌గా, ఎక్సెల్ ఏ యూజర్ టైప్ చేసినా అంగీకరిస్తుంది. లుక్-అప్ జాబితాలలో ధ్రువీకరణను సెటప్ చేయడం సాధ్యమవుతుంది, అయితే వీటిని నిర్వహించడం కష్టం, ప్రధానంగా ఒకే ఫీల్డ్ ఒకటి కంటే ఎక్కువ చోట్ల ఉపయోగించబడితే. వినియోగదారులు ఎలాంటి తనిఖీలు లేకుండా డాక్యుమెంట్ ID నంబర్‌లు లేదా కస్టమర్ రిఫరెన్స్ నంబర్‌లను నమోదు చేయాల్సి వస్తే, తమకు తెలియకుండానే తప్పుడు రికార్డులను కలపడం సులభం. సిస్టమ్ యొక్క డేటా సమగ్రత ఘోరంగా రాజీపడుతుంది మరియు డేటా యొక్క ఏదైనా విశ్లేషణ అనుమానాస్పదంగా ఉంటుంది.
మూల కారణాన్ని గుర్తించకుండానే మీరు ఇప్పటికే డేటా ధ్రువీకరణ సమస్యల ప్రభావాలను అనుభవించవచ్చు. మీరు Excelలో ఇన్‌వాయిస్‌ల జాబితాను కలిగి ఉన్న పరిస్థితిని పరిగణించండి. వినియోగదారు ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌పై కస్టమర్ పేరును కొద్దిగా భిన్నంగా టైప్ చేస్తారు. ఫలితంగా, మీరు “జోన్స్ లిమిటెడ్,” “జోన్స్ లిమిటెడ్,” “జోన్స్ లిమిటెడ్,” మరియు “జోనెస్”కి ఇన్‌వాయిస్‌లను పొందుతారు. ఇవన్నీ ఒకే కంపెనీని సూచిస్తున్నాయని మీకు తెలిసి ఉండవచ్చు, కానీ Excel అలా చేయలేదు. ఇన్‌వాయిస్ డేటాకు సంబంధించిన ఏదైనా విశ్లేషణ, అంటే నెలవారీగా కస్టమర్‌ల ఆధారంగా పివోట్ టేబుల్, ఒకటి మాత్రమే ఉన్నప్పుడు బహుళ ఫలితాలను అందిస్తుంది.
సమస్య #5: ఎక్సెల్ నావిగేషన్
పెద్ద వర్క్‌బుక్‌లు నావిగేట్ చేయడం సవాలుగా ఉన్నాయి. విండో దిగువన ఉన్న షీట్ ట్యాబ్‌లు అనేక మొత్తంలో ఉన్నప్పుడు మీ మార్గాన్ని కనుగొనడానికి ఒక భయంకరమైన మెకానిజం. స్క్రీన్ అంతటా ఎక్కువ ప్రదర్శించదగిన ట్యాబ్‌లతో, మీకు అవసరమైన వాటిని కనుగొనడం కష్టం అవుతుంది. షీట్‌ల ద్వారా నావిగేట్ చేయడానికి ఇక్కడ శీఘ్ర మార్గం ఉంది.
- స్క్రీన్ దిగువన, ఎడమ వైపున, షీట్ పేర్లకు ఎడమ వైపున ఉన్న బాణాల బటన్‌లపై కుడి-క్లిక్ చేయండి షీట్‌ని సక్రియం చేయండి డైలాగ్.
మీరు జాబితా ద్వారా స్క్రోల్ చేయడానికి ముందు మొదటి 20 షీట్‌లు మాత్రమే జాబితా చేయబడ్డాయి. మీకు కావలసిన షీట్‌ను క్రమబద్ధీకరించడానికి, సమూహం చేయడానికి లేదా శోధించడానికి మార్గం లేదు. విండో క్రింద చూపిన విధంగా ఉండాలి. 
సమస్య #6: ఎక్సెల్ సెక్యూరిటీ
మీరు Excel వర్క్‌బుక్‌లకు భద్రతను జోడించవచ్చు, కానీ ఇది సమస్యలతో నిండి ఉంది. డేటా కంటే వర్క్‌బుక్ యొక్క నిర్మాణాన్ని రక్షించే దిశగా రక్షణ చాలా ఎక్కువగా ఉంటుంది. యూజర్‌లు స్ట్రక్చర్ మరియు ఫార్ములాను మార్చకుండా ఆపడానికి మీరు కొన్ని షీట్‌లు మరియు సెల్‌లను లాక్ చేయడానికి ప్రయత్నించవచ్చు, కానీ వారు డేటాను చూడగలిగితే, వారు సాధారణంగా ఏదైనా లేదా అన్నింటినీ మార్చవచ్చు (మీరు కొంత సృజనాత్మక స్థూల ప్రోగ్రామింగ్ చేయకపోతే).
సమస్య #7: ఎక్సెల్ స్పీడ్ సమస్యలు
Excel వేగవంతమైన అప్లికేషన్ కాదు మరియు దాని ప్రోగ్రామింగ్ భాష, VBA, C# వంటి మరింత ప్రొఫెషనల్ ప్రోగ్రామింగ్ లాంగ్వేజ్‌లతో పోలిస్తే నిదానంగా ఉంటుంది. ఈ దృశ్యం Excel యొక్క ఉద్దేశిత ఉపయోగం మరియు సౌకర్యవంతమైన స్వభావం నుండి వచ్చింది. అన్నింటికంటే, ఇది స్ప్రెడ్‌షీట్ ఇంజిన్. అవును, డేటా జాబితాలను నిర్వహించడానికి Excel VBAని సేవలోకి నొక్కవచ్చు, కానీ ఆ రకమైన పనికి ఇది ఉత్తమ ఎంపిక అని కాదు. ఇతర అప్లికేషన్లు అటువంటి పనులకు బాగా సరిపోతాయి-ప్రధానంగా అవి వాటిని చేయడానికి స్పష్టంగా రూపొందించబడ్డాయి.
స్ట్రక్చర్డ్ డేటా కోసం డేటాబేస్ను ఉపయోగించడం
మీరు ఈ కథనంలో వివరించిన ఏవైనా సమస్యలను ఎదుర్కొంటే, వాటిని విస్మరించవద్దు. డేటాబేస్ అని పిలువబడే నిర్మాణాత్మక డేటాను నిల్వ చేయడానికి వృత్తిపరమైన సమాధానం ఉంది. ఇది భయానకంగా లేదా ఖరీదైనదిగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు మరియు ఇది మీ డేటా గురించి, అది ఎలా ఒకదానితో ఒకటి లింక్ చేస్తుంది మరియు మీరు దానితో ఎలా పరస్పరం వ్యవహరిస్తారు అనే దాని గురించి తార్కికంగా ఆలోచించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
గమనిక: మీరు స్ప్రెడ్‌షీట్ సొల్యూషన్ నుండి డేటాబేస్‌కి మారుతున్నట్లయితే, స్ప్రెడ్‌షీట్ డిజైన్‌ను బానిసగా నకిలీ చేయకండి, దాన్ని మెరుగుపరచడానికి అవకాశాన్ని ఉపయోగించుకోండి.
సాధారణ ప్రయోజన డేటాబేస్ అప్లికేషన్లు అందుబాటులో ఉన్నాయి, వాటితో మీరు బెస్పోక్ సొల్యూషన్‌ను రూపొందించవచ్చు. ప్రత్యామ్నాయంగా, స్పెషలిస్ట్ డేటాబేస్ అప్లికేషన్—మీకు అవసరమైన ప్రయోజనం కోసం ఇప్పటికే రూపొందించబడినది—చౌకైనది, వేగంగా అమలు చేయడం మరియు బాగా సరిపోతుందని మీరు కనుగొనవచ్చు.
ఉదాహరణకు, మీరు కస్టమర్‌ల జాబితా మరియు వారితో మీ అన్ని పరస్పర చర్యల వివరాలను కలిగి ఉంటే, అది కస్టమర్ రిలేషన్‌షిప్ మేనేజ్‌మెంట్ (CRM) సిస్టమ్‌గా పరిగణించబడుతుంది. దాని ఫాన్సీ పేరు ఉన్నప్పటికీ, CRM సిస్టమ్ ఒక ప్రత్యేక డేటాబేస్. అదేవిధంగా, క్విక్‌బుక్స్ మరియు సేజ్ వంటి ఖాతా ప్యాకేజీలు స్పెషలిస్ట్ డేటాబేస్‌లు. మీ నిర్దిష్ట అవసరాలకు సరిపోయే ప్రీబిల్ట్ అప్లికేషన్‌ను మీరు కనుగొనలేకపోతే, మీరు దానిని మీరే నిర్మించుకోవచ్చు లేదా మీ IT విభాగం లేదా కన్సల్టెంట్ ద్వారా మీ కోసం తయారు చేయబడిన దానిని పొందవచ్చు.
అత్యంత సాధారణ డేటాబేస్ రకం రిలేషనల్ డేటాబేస్, ఇది దాని డేటాను పట్టికలలో నిల్వ చేస్తుంది మరియు అడ్డు వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలను కలిగి ఉంటుంది. ప్రతి అడ్డు వరుస ప్రత్యేక అంశం కోసం డేటాను కలిగి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, ప్రతి కాలమ్ కస్టమర్ పేరు లేదా క్రెడిట్ పరిమితి వంటి సబ్జెక్ట్ యొక్క విభిన్న లక్షణాన్ని వివరిస్తుంది.
మీరు రికార్డ్‌ను సృష్టించడానికి కస్టమర్ డేటాను ఒక్కసారి మాత్రమే నమోదు చేయాలి, ఆపై మీకు అవసరమైనన్ని ఇన్‌వాయిస్‌లలో ఉపయోగించవచ్చు.
పట్టికలు వాటి మధ్య సంబంధాలను నిర్వచించాయి, తద్వారా ఇన్‌వాయిస్ కస్టమర్ IDని కలిగి ఉంటుంది. ఈ ప్రక్రియ అంటే మీరు నిర్దిష్ట కస్టమర్ కోసం అన్ని ఇన్‌వాయిస్‌లను సులభంగా కనుగొనవచ్చు లేదా నిర్దిష్ట ఇన్‌వాయిస్ నుండి కస్టమర్ ఫోన్ నంబర్‌ను తిరిగి పొందవచ్చు. కస్టమర్ రికార్డ్‌ను సృష్టించడానికి మీరు కస్టమర్ డేటాను ఒక్కసారి మాత్రమే నమోదు చేయాలి, ఆపై మీరు దాన్ని మళ్లీ టైప్ చేయకుండానే మీకు అవసరమైనన్ని ఇన్‌వాయిస్‌లలో ఉపయోగించవచ్చు. డేటాబేస్ సృష్టించడానికి, మీరు ఈ పట్టికలు మరియు సంబంధాలను నిర్వచించాలి మరియు డేటాను జాబితా చేయడానికి మరియు సవరించడానికి మీరు ఉపయోగించాలనుకుంటున్న స్క్రీన్ లేఅవుట్‌లను నిర్వచించాలి.
అక్కడ డజన్ల కొద్దీ డేటాబేస్ అప్లికేషన్లు ఉన్నాయి. కొన్ని ఉపయోగించడానికి సులభమైనవి మరియు మొత్తం పనిని చేయగలవు, పట్టికలు, డేటా-ఎంట్రీ స్క్రీన్‌లు మరియు నివేదికలను నిర్వచించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఇతరులు నిర్దిష్ట ప్రాంతాల్లో మరింత పూర్తి ఫీచర్‌తో ఉంటారు కానీ పూర్తి పనిని చేయడానికి ఇతర సాధనాలు అవసరం.
ఉదాహరణకు, పట్టికలు మరియు సంబంధాలను నిర్వచించేటప్పుడు మరియు బలమైన విశ్లేషణ మరియు రిపోర్టింగ్ లక్షణాలను కలిగి ఉన్నప్పుడు ప్రోగ్రామ్ నమ్మదగినది కావచ్చు. అయినప్పటికీ, అప్లికేషన్‌లో చివరికి డేటా-ఎంట్రీ స్క్రీన్‌లను నిర్ణయించడానికి ఎటువంటి సాధనాలు లేవు. మైక్రోసాఫ్ట్ SQL సర్వర్ ఇక్కడ స్పష్టమైన ఉదాహరణ. ఇతర పెద్ద డేటాబేస్ సిస్టమ్‌ల మాదిరిగానే, SQL సర్వర్ బ్యాక్-ఎండ్‌ను జాగ్రత్తగా చూసుకుంటుంది మరియు ఫ్రంట్-ఎండ్‌ను అభివృద్ధి చేయడానికి మీరు విజువల్ స్టూడియో వంటి మరొక సాధనాన్ని ఉపయోగించాలని ఆశిస్తోంది.
మీకు ఏ డేటాబేస్ ఎంపికలు సరైనవి?
డేటాబేస్ ఎంపిక #1: మైక్రోసాఫ్ట్ యాక్సెస్
డెస్క్‌టాప్ డేటాబేస్‌ల గ్రాండ్‌డాడీలలో యాక్సెస్ ఒకటి. ఇది ఉపయోగించడం సులభం అయితే దుర్వినియోగం చేయడం సులభం. మీరు పట్టికలు, స్క్రీన్‌లు మరియు నివేదికలను మొదటి నుండి డిజైన్ చేయవచ్చు లేదా టెంప్లేట్ నుండి ప్రారంభించవచ్చు. కొన్ని టెంప్లేట్‌లు అమెరికాకు చెందినవి మరియు ఎల్లప్పుడూ మంచి అభ్యాసాన్ని బోధించవు, కానీ అవి మిమ్మల్ని త్వరగా ప్రారంభిస్తాయి. స్క్రీన్‌లు మరియు ప్రోగ్రామింగ్ ఫీచర్‌లు చాలా అధునాతనంగా ఉంటాయి. మీరు ఫైల్ షేర్‌లపై ఆధారపడకుండా మీ ఇంట్రానెట్ (ఇంటర్నెట్ కాదు) ద్వారా మీ పూర్తయిన అప్లికేషన్‌ను ఇతర వినియోగదారులకు అందించవచ్చు.
డేటాబేస్ ఎంపిక #2: Microsoft SharePoint
షేర్‌పాయింట్ అనేది ఒక డేటాబేస్, అలాగే డాక్యుమెంట్-స్టోరేజ్ మెకానిజం. మీరు సాధారణ జాబితాలను కంపైల్ చేయడానికి మరియు వాటిని ఒకదానితో ఒకటి లింక్ చేయడానికి దీన్ని ఉపయోగించవచ్చు. ఫారమ్ డిజైనర్ కొద్దిగా అధునాతనమైనది, కానీ అనుకూలీకరణ ఇప్పటికీ సాధ్యమే. Excelలో సేకరించబడిన డేటా జాబితాను "పట్టుకుని" కస్టమ్ జాబితాలో ఉంచడానికి SharePoint సామర్థ్యం ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ప్రోగ్రామ్ మీ నెట్‌వర్క్‌లోని ప్రతి ఒక్కరికీ అనుకూల జాబితాను అందుబాటులో ఉంచుతుంది మరియు ఆ డేటాతో ఎవరు ఏమి చేయగలరో పరిమితం చేయడానికి భద్రతను జోడించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఎవరైనా రికార్డ్‌లను జోడించినప్పుడు, సవరించినప్పుడు లేదా తొలగించినప్పుడు ఇమెయిల్ ద్వారా మిమ్మల్ని హెచ్చరించమని మీరు SharePointని అడగవచ్చు. మీరు వ్యక్తులు, క్యాలెండర్ అంశాలు లేదా టాస్క్‌లకు సంబంధించిన డేటాను నిల్వ చేస్తుంటే, మీరు ఆ డేటాను Outlookతో సమకాలీకరించవచ్చు.
డేటాబేస్ ఎంపిక #3: జోహో క్రియేటర్
Zoho Office అనేది దాని ఫారమ్‌లను సరళమైన, సహజమైన పద్ధతిలో విస్తరించడానికి డ్రాగ్-అండ్-డ్రాప్ కార్యాచరణను ఉపయోగించే డేటాబేస్ను కలిగి ఉన్న వెబ్ అప్లికేషన్. పరస్పర చర్యలు మరియు వర్క్‌ఫ్లోలను ప్రోగ్రామ్ చేయడానికి డ్రాగ్-అండ్-డ్రాప్ ప్రక్రియ కూడా ఉపయోగించబడుతుంది. వెబ్ సేవగా, మీ డేటా మరియు అప్లికేషన్లు మీ డేటాను ప్రైవేట్‌గా ఉంచడానికి సులభమైన భద్రతతో ఎక్కడి నుండైనా అందుబాటులో ఉంటాయి. జోహో ఒక్కో వినియోగదారుకు, నెలవారీ ప్రాతిపదికన ఛార్జీలు విధించబడుతుంది, అయితే ఇది ఆ స్థిర ధర కోసం మీరు నిల్వ చేయగల రికార్డుల సంఖ్యను పరిమితం చేస్తుంది. మరింత డేటాను నిల్వ చేస్తున్నప్పుడు లేదా ఇమెయిల్ ఇంటిగ్రేషన్ వంటి ఇతర ఫీచర్‌ల కోసం ప్రోగ్రామ్ అదనపు ఖర్చు అవుతుంది.
Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను ఉపయోగించడం
మీరు చూడగలిగినట్లుగా, Excel అనేక లక్షణాలను అందిస్తుంది కానీ ప్రతి ఒక్క దానిలో కొన్ని ప్రాంతాలలో లేదు. కొన్నిసార్లు, మరొక అప్లికేషన్ పనిని మెరుగ్గా చేస్తుంది, ప్రత్యేకించి ఇది పని కోసం ప్రత్యేకంగా రూపొందించబడి ఉంటే. ఇతర సమయాల్లో, చిన్న డేటాబేస్‌ల కోసం, సమస్యలను మొదటి స్థానంలో ఎలా నిరోధించాలో మీకు తెలిసినంత వరకు, Excel బాగా పనిచేస్తుంది.
Excelని ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు మీరు ఏవైనా సాధారణ సమస్యలను ఎదుర్కొంటున్నారా? దిగువ వ్యాఖ్యలలో మీ ఆలోచనలను పంచుకోండి.